Privacyverklaring

Stichting Forensisch Forum ("wij") gaat zorgvuldig om met je persoonsgegevens. In deze verklaring lees je welke gegevens we gebruiken, waarom, met wie we ze delen, hoe lang we ze bewaren en welke rechten je hebt. We houden ons aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

Wie zijn wij?

Stichting Forensisch Forum, Postbus 9506, 9703 LM Groningen, KvK 69191484, is verantwoordelijk voor de gegevens in deze verklaring. Vragen over privacy stel je via info@forensischforum.nl.

Welke gegevens gebruiken we, waarom, en op welke grond?

• Tickets voor evenementen. Naam, e-mailadres, telefoonnummer, organisatie en factuuradres van wie bestelt, en de naam en het e-mailadres van iedereen voor wie een ticket is. Nodig om je bestelling te verwerken, je tickets te sturen en je bij de ingang te herkennen. Grond: uitvoering van de overeenkomst. Bestelt iemand anders een ticket voor jou, dan krijgen we jouw naam en e-mailadres van die persoon.
• Workshops. Naam en e-mailadres bij je registratiecode, om je plek te reserveren en je te herinneren. Grond: uitvoering van de overeenkomst.
• Cursussen van de Vakschool. Naam, e-mailadres, telefoonnummer, organisatie en functie, om je aanmelding te verwerken, je te informeren over de cursus en je een certificaat te sturen. Grond: uitvoering van de overeenkomst.
• Sollicitaties. Naam, e-mailadres, telefoonnummer en wat je meestuurt. We sturen deze door naar de organisatie van de vacature, zodat die contact met je kan opnemen. Grond: jouw verzoek om te solliciteren.
• Berichten via de site. Naam, e-mailadres en je bericht, om je te kunnen antwoorden. Grond: ons gerechtvaardigd belang om vragen te beantwoorden.
• Wachtlijsten. Naam, e-mailadres en het aantal personen, om je te mailen als er plek is. Grond: jouw toestemming, die je altijd kunt intrekken.
• Accounts voor Vrienden. Naam, e-mailadres, de organisatie waarvoor je werkt en wanneer je inlogt. Nodig om het portaal te laten werken en het te beveiligen. Grond: uitvoering van de overeenkomst met jouw organisatie en ons gerechtvaardigd belang bij een veilig portaal.
• Foto's en video's op evenementen. We maken beelden voor verslaglegging en om het Forensisch Forum te laten zien. Grond: ons gerechtvaardigd belang. Wil je niet herkenbaar in beeld, zeg het dan of mail ons; dan halen we de foto weg.
• Bezoek aan de site. We tellen per dag welke pagina's bekeken worden en van welke site bezoekers komen. Daarbij slaan we geen IP-adressen, cookies of andere gegevens op waarmee je te herkennen bent.

Gegevens die we nodig hebben voor een bestelling of aanmelding zijn verplicht; zonder die gegevens kunnen we je bestelling of aanmelding niet verwerken. We nemen geen besluiten over je die alleen door een computer worden genomen.

Met wie delen we gegevens?

We verkopen je gegevens nooit. We werken met deze verwerkers, met wie we een verwerkersovereenkomst hebben over beveiliging en geheimhouding:

• Laravel Cloud (hosting en database, in Frankfurt, Duitsland) en Cloudflare (opslag van bestanden).
• Postmark (het versturen van e-mail).
• Mollie (online betalingen) en Moneybird (facturen en boekhouding).
• Google of Microsoft, alleen als je daarmee inlogt: wij krijgen dan je naam en e-mailadres.
• Google Gemini, alleen als je de schrijfhulp bij vacatures gebruikt: we sturen de vacaturetekst, nooit gegevens van personen.

Daarnaast:

• OpenStreetMap levert de kaarten op de site. Je browser haalt de kaart daar op, waarbij OpenStreetMap je IP-adres ziet.
• Sollicitaties gaan naar de organisatie die de vacature plaatste.
• We geven gegevens aan instanties als de wet ons daartoe verplicht.

Sommige van deze partijen (Postmark, Cloudflare, Google en Microsoft) zijn Amerikaanse bedrijven. Gaan gegevens daardoor naar een land buiten de Europese Economische Ruimte, dan gebeurt dat op basis van het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Hoe lang bewaren we gegevens?

• Gegevens bij een evenement, cursus, workshop of wachtlijst maken we twee jaar na afloop anoniem.
• Sollicitaties en berichten maken we twee jaar na ontvangst anoniem.
• Facturen bewaren we zeven jaar in onze boekhouding, omdat de belastingwet dat verplicht.
• Een account voor het portaal bewaren we zolang je het gebruikt of tot je vraagt het te verwijderen.
• Foto's van evenementen kunnen we langer gebruiken, behalve als je vraagt een foto weg te halen.

Je rechten

Je mag je gegevens inzien, laten verbeteren of laten verwijderen. Je mag vragen om het gebruik te beperken, bezwaar maken tegen gebruik op grond van ons gerechtvaardigd belang, en je gegevens in een gangbaar bestand meekrijgen. Toestemming kun je altijd intrekken; dat geldt vanaf dat moment.

Mail daarvoor naar info@forensischforum.nl. We kunnen je vragen te laten zien dat het om jouw gegevens gaat. We reageren binnen een maand. Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Beveiliging

De site werkt alleen via een beveiligde verbinding. Wachtwoorden slaan we versleuteld op, en accounts kunnen tweestapsverificatie gebruiken. Alleen medewerkers die het nodig hebben voor hun werk kunnen bij je gegevens. Gaat er toch iets mis met je gegevens, dan melden we dat zo nodig bij de Autoriteit Persoonsgegevens en bij jou.

Wijzigingen

We passen deze verklaring aan als we gegevens anders gaan gebruiken. Bovenaan staat wanneer hij voor het laatst is bijgewerkt.